Huishoudelijk Reglement | The ride on education

In dit reglement wordt verstaan onder:

de stichting: de stichting The Ride on Education, gevestigd te Beilen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Noord-Nederland te Groningen onder nummer 57325391;
de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 25 februari 2013;
het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 6 van de statuten;
sponsor-tocht: een meerdaagse tocht waarbij de deelnemers zich laten sponsoren ten gunste van ANBI-onderwijsprojecten in ontwikkelingslanden;
inschrijfgeld: door de deelnemer bij aanmelding te betalen vergoeding voor organisatiekosten;
campinggeld: door de deelnemer voor aanvang van de tocht te betalen kosten voor de overnachtingen op de campings;
donaties en/of sponsorgelden: gelden die voor de onderwijsprojecten in ontwikkelingslanden worden gedoneerd; deze gelden worden elk jaar na afloop van de tocht getotaliseerd per onderwijsproject en in de maand oktober voor 100% doorgestort naar de betreffende projecten;
vrijwilligers: personen die namens het bestuur taken verrichten;
volgers: deelnemers die de tocht volgen per gemotoriseerd vervoer en al dan niet in opdracht van het bestuur ondersteunende werkzaamheden verrichten ten behoeve van de deelnemers. Het bestuur kan zulke volgers vrijstellen van het betalen van inschrijf- en campinggeld en/of een vergoeding verlenen voor hun dienstverlening en/of ontheffen van de verplichting om het minimale sponsorbedrag te doneren.
comité van aanbeveling: personen uit maatschappelijke organisaties die zich met hun eigen naam en de naam van hun organisatie achter de doelstellingen van de stichting scharen;

Art. 1: Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Sub. A: Het bestuur

vertegenwoordigt de stichting, is verantwoordelijk voor de organisatie en bestaat uit ten hoogste vijf leden (uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur);
neemt besluiten tijdens (fysieke of digitale) bestuursvergaderingen;
bestuursleden kunnen vóór de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; aan het begin van elke vergadering wordt de agenda vastgesteld;
neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen en stelt de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten;
neemt besluiten over voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties;
het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen indien tenminste tweederde van het aantal leden aanwezig is;
het bestuur kan voorstellen andere personen toe te laten tot een bestuursvergadering;
beslist dat de leden in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot € 100 kunnen overgaan;
is niet bevoegd tot het aangaan van leningen; uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie;
handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in dit reglement en -indien aanwezig- de jaarbegroting en/of projectbudgetten. Van bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen eindigt het lidmaatschap op de eerstvolgende bestuursvergadering;
is in geen geval aansprakelijk voor ongevallen of schade dan wel verlies en/of diefstal van persoonlijke voorwerpen van de deelnemers, vrijwilligers en/of volgers dan wel door deelnemers c.s. aan derden toegebracht, noch voor enig persoonlijk letsel, en is evenmin verantwoordelijk wanneer de tocht door overmacht afgelast, verplaatst dan wel omgeleid wordt.

ANBI:

alle bestuursleden spannen zich in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt.

Sub.B: De voorzitter

Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.

Sub C: De penningmeester

voert de financiële administratie en zorgt ervoor dat de wijze waarop deze administratie gevoerd wordt niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650 Fondsenwervende organisaties;
waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
beheert de bankrekeningen en is verplicht de overige bestuursleden te allen tijde inzage te geven in de financiële administratie;
beslist zelfstandig over uitgaven tot € 250;
beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
verstrekt de deelnemers in voldoende regelmaat overzichten van via de bankrekening van de stichting voor hen binnengekomen sponsorgelden c.q. donaties (binnengekomen gelden zonder aangegeven sponsordoel worden in een kolom ‘onbekend’ aan de deelnemers voorgelegd);
verzorgt de communicatie met de goede doelen over donaties die rechtstreeks op de bankrekeningen van de goede doelen zijn gestort;
bepaalt een eventueel batig saldo van de organisatiekosten in oktober van elk jaar en verdeelt dit, onder aftrek van maximaal € 1000 als reserve voor de organisatie van de volgende tocht, naar rato van het aantal deelnemers voor de betreffende goede doelen van dat jaar;
stort na afloop van elke sponsortocht de bijeengebrachte donatiegelden in oktober van het betreffende jaar op de rekening van de projecten waarvoor de gelden zijn bijeen gebracht. De verantwoording hiervan wordt aan de deelnemers teruggekoppeld; schuift na 1 oktober nog binnenkomende gelden door naar het volgende jaar.

Sub D: De secretaris

is belast met het voeren van de correspondentie, verslaglegging en archivering van de stichting;
maakt van vergaderingen een nieuwsbrief voor alle (oud-)deelnemers aan The Ride on Education waarin minimaal vermeld, de datum van de vergadering en de genomen besluiten;
daarnaast stelt hij nieuwsbrieven op en verspreidt deze om deelnemers en/of andere belangstellenden te informeren.
vraagt de ingeschreven en potentiële deelnemers of er behoefte is om voorafgaand aan de jaarlijkse tocht een informatie- annex kennismakingsbijeenkomst te houden;
maakt een rooster van aftreden.

Sub E: algemene bestuurstaken

Door of namens het bestuur en/of door inschakeling van vrijwilligers worden de volgende taken uitgevoerd:

het beheer van de website: het plaatsen van de nieuwsbrieven, het actueel houden, inclusief het voldoen aan de huisstijl, het beoordelen van content die voor plaatsing wordt aangeboden, inclusief overleg binnen het bestuur indien teksten worden aangeboden die niet passend worden geacht;
ontwikkelen van routes en de formulering van aanvullende informatie; de deelnemers voorzien van de dag etappes;
organisatorische aangelegenheden: het bespreken van de campings, de organisatie van de volgers, het gecoördineerde retour- (of heen-)vervoer.

Art. 3: Royement

Een bestuurslid kan geroyeerd worden als hij door onbehoorlijk bestuur de stichting schade berokkent en de bestuurder daarover ernstig verwijt kan worden gemaakt

Art. 4: Vrijwilligers

Vrijwilligers werken onder verantwoordelijkheid van het bestuur en worden door het bestuur geïnstrueerd en gecontroleerd.

Art. 5: Donaties en declaraties

grotere donaties, meerjarige schenkingen en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd; alle, zowel eenmalige als periodieke donaties, worden gestort op de bankrekening van de stichting;
donateurs die een contant bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid desgevraagd een getekende kwitantie. Zulke donaties worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort;
ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen op verzoek van de donateur c.s. worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich;
bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven te declareren.

Art. 6: Deelnemers

Van de deelnemers aan The Ride on Education wordt verwacht dat zij: de doelstellingen, de statuten en het huishoudelijk reglement van de stichting respecteren en onderschrijven door middel van de ondertekening van het inschrijfformulier;
bij inschrijving de vastgestelde inschrijfkosten voldoen; indien een deelnemer besluit na inschrijving niet mee te doen of zich vóór de start van het evenement uitschrijft, worden de inschrijfgelden niet gerestitueerd, tenzij de deelnemer, zulks ter beoordeling van het bestuur, kan aantonen dat het om overmacht gaat;
accepteren dat het bestuur de validiteit van een door een deelnemer aangedragen sponsorproject beoordeelt naar aard en kwaliteit van het onderwijsproject, passend binnen de doelstelling, de mate van betrouwbaarheid, ANBI-registratie, etc. r
de overnachtingskosten van de door het bestuur geselecteerde campings vóór 1 juli van elk jaar aan de penningmeester van de stichting betalen, voor zover men gebruik maakt van deze camping(s) (overnachtingen in eigen tent; andersoortige accommodaties als B&B, hotel of anderszins dient men zelfstandig te boeken); deze kosten worden jaarlijks door het bestuur vastgesteld op basis van de door de campings gemiddeld gehanteerde bedragen (zich tijdens de tocht dagelijks vóór 20.00 uur bij de organisatie afmelden; zich inspannen om zoveel mogelijk sponsorgeld te verzamelen voor het sponsorproject van zijn keuze, met een minimum van € 250; reeds gedane donaties worden niet gerestitueerd indien de deelnemer niet start of de tocht niet uitrijdt, maar komen ten goede aan het door de deelnemer beoogde project;
voor de ANBI-geregistreerde projecten zijn de donaties voor de belasting aftrekbaar;
van de jaarlijkse tocht geen wedstrijd maken en de tocht, als fietstocht, verrijden op niet-gemotoriseerde fietsen (e-bikes zijn toegestaan);
akkoord gaan met het gebruik van hun beeltenis in druk, op foto, video, film en dergelijke voor promotionele doeleinden van de organisatie of media, zonder daar een vergoeding voor te claimen;
in het bezit te zijn van een geldig paspoort en voldoende verzekerd tegen ziektekosten en Wettelijke Aansprakelijkheid alsmede van een reisverzekering met aanvullende vakantiedekking en een mobiele telefoon;

Overige informatie:

voor de deelnemers rijdt een volgauto annex bezemwagen mee, voor hulp bij pech en ongevallen, alsmede voor deelnemers die op een of meer dagen geen (halve of hele) afstand kunnen afleggen; ander gebruik van de volgauto is niet geoorloofd; evenmin is de volgauto bedoeld voor bagagevervoer
de tocht kan ook als wandelevenement worden gelopen;
langere of kortere dag etappes en/of in meer of minder dagen zijn in principe mogelijk, na goedkeuring door het bestuur;
bij veraf gelegen start- en of finishplaatsen kan het bestuur zorgdragen voor gezamenlijk vervoer van deelnemers die hier, met hun fietsen en bagage, gebruik van willen maken. De werkelijke kosten van dit vervoer worden hoofdelijk omgeslagen over de gebruikers hiervan;
deelnemers die bij de start van de tocht jonger dan 16 jaar zijn dienen het inschrijfformulier mede te laten ondertekenen door één van hun ouder(s) of verzorger(s) en kunnen alleen deelnemen onder begeleiding van een volwassen deelnemer;
deelname aan een tocht is vrijwillig en geschiedt voor eigen rekening en risico. Elke deelnemer doet bij voorbaat afstand van alle aanspraken die hij tegenover de organisatie zou kunnen laten gelden;
de route loopt over openbare wegen; iedere deelnemer is verplicht zich aan de landelijk geldende wegenverkeerswetten te houden en aanwijzingen van geautoriseerd personeel op te volgen;
deelnemers en volgers waken over hun eigen veiligheid en de veiligheid van overige weggebruikers, waarbij de organisatie een beroep doet op ieders gezond verstand; in geval van twijfel kan het bestuur een deelnemer al dan niet gedeeltelijk uit de tocht halen of verplichten gebruik te maken van de volgauto.

Art. 7: Het Comité van Aanbeveling (CvA)

Het CvA bestaat uit minimaal drie leden, door het bestuur aangezocht. Van leden van het CvA wordt verwacht dat zij in persoon of in functie:

de bedoelingen van de stichting helpen uitdragen;
de stichting gevraagd en ongevraagd adviseren met betrekking tot de doelstellingen en activiteiten;
op verzoek hand- en spandiensten verrichten t.b.v. de organisatie.

Een lid van het CvA kan zijn lidmaatschap zonder opgaaf van reden beëindigen. Het lidmaatschap eindigt (ook) wanneer het bestuur het lid bedankt voor zijn diensten dat kan zonder opgaaf van reden.

Art. 8: Slotbepalingen

in gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur;
alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de statuten en van dit reglement, als elektronische kopie.

Vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 30 augustus 2024