Lieving 5, 9411 TA Beilen
30 augustus 2024
Dag allemaal, fietsers en belangstellenden, ontvangende stichtingen,
De sponsortocht van 20 t/m 27 juli 2024
We hebben vorige week als bestuur teruggeblikt op de sponsorfietstocht van dit jaar en alvast vooruitgekeken naar 2025. We laten jullie graag meelezen met onze ervaringen en plannen.
De route Maastricht → Bazel
De tocht zelf hebben we ervaren als afwisselend, met meestal mooi weer (soms wat érg warm, maar weinig regen), wel wat lange etappes -maar dat is niet anders als je vanuit een Nederlandse lokatie in 8 dagen Bazel wilt bereiken- en ook wat meer hellingen dan voorgaande jaren. Bijzonder was ook dat we veel hebben geslingerd over landsgrenzen: Nederland, België, Luxemburg, Duitsland, Frankrijk, zodat je regelmatig niet wist in welk land je nu eigenlijk fietste.
De eerste dag was meteen een billenknijper: hoe hoog is Nederland in de regio tussen Maastricht en Vaals! Met als eindpunt die dag een natuurcamping langs een beek waarin je heerlijk kon afkoelen, terwijl ondertussen de campingbaas z’n best deed om ons van elektra te voorzien. De tweede dag was (weer) een heel eind over de Vennbahn: je bespaart je daarmee wel veel klimwerk maar saai was die Bahn wel; die dag eindigde met een lange beklimming tot aan de camping. Dag 3 eerst een heel eind naar beneden en dan langs en door (het land) Luxemburg tot aan de brede Moezel. Dag 4 was wat regenachtig, en eindigde in de mooie stad Metz waar we op een camping middenin de stad stonden. Dag 5 was wat saai: in de regio zuidelijk van Metz lijken maar weinig mensen te wonen: nauwelijks winkels of cafeetjes, een uitgestorven wereld. Dag 6 zouden we een echte Col over moeten, de Col du Donon, maar eigenlijk was het redelijk goed te doen (‘slechts’ 6% over 15 km als maximum). De afdaling vanaf de Col De Steige wat verderop was indrukwekkender: tot 12% over 7 km -maar dat was alweer op dag 7. Het verschil vóór en ná die afdaling was ook opvallend: na De Steige leken we in een andere wereld te zijn aangekomen, met terrasjes alom, bloemen aan huizen, mensen op straat, zeker in het drukke en toeristische Colmar. En de laatste dag was vrijwel zonder hoogtemeters maar wel over lange rechte wegen en paden, tot aan de Rijn en met Bazel aan de overkant. Daar de eindfoto om 3 uur ’s middags, op een warm plein voor de Munsterbasiliek.
Door de zwaarte van de tocht is wat meer gebruik gemaakt van (de diensten van) onze volgauto: pechgevallen, soms om iemand die onwel werd van de hitte even op weg te helpen, halve-afstand-fietsers te vervoeren. Op de hele route slechts één uitvaller, maar die heeft een paar dagen later in eigen tempo alsnog Bazel bereikt.
Mogen we samenvattend zeggen dat het een mooie tocht was? Met de ervaringen van zwaarte, lengte van de etappes, dat soort zaken, houden we weer rekening bij het uitzetten van een route voor volgend jaar. En dan zullen we ook weer een wielrenroute maken, want daar is dit jaar gebruik van gemaakt -en niet alleen door de wielrenners.
De dag na de finish in Bazel werden de meeste fietsers weer ergens in Nederland afgeleverd, anderen fietsten terug of maakten nog een omweg. De inzet van de chauffeurs Arnaud Spier, Rick Oppelaar en Christiaan Buist om veel fietsers weer terug te brengen is hogelijk gewaardeerd!
We hadden dit jaar een grote groep (34 fietsers, 2 begeleiders en de campers van de fam. Dekens en de fam. Hakkert als extra ondersteuning). Zo groot was de groep niet eerder. We hebben ons afgevraagd wanneer onze fietsgroep ’te groot’ wordt. Weliswaar staat in ons reglement dat 100 deelnemers ongeveer de limiet is, maar bij zulke aantallen kun je er ook over denken om de groep te splitsen en in 2 verschillende weken te laten fietsen, of in tegengestelde richting. Mogelijkheden genoeg, maar de tijd zal het leren of we zo ver komen.
De begeleiding door Kasper Buist en Roelof Lantinga was prima. Van hun ‘hulp bij ongelukken’ is ruim gebruik gemaakt, net als van hun kookkunsten.
De wielrenauto bij de start was leuk, maar als bestuur hebben we geconcludeerd dat zoiets niet veel toevoegt (ook al omdat we de wielrenauto al wel héél erg snel na de start kwijtraakten). Dus zullen we vanaf volgend jaar gewoon als bestuur de aftrap doen.
De campings
Ondanks de uiterst zorgvuldige voorbereidingen m.b.t. de campings gebeuren er altijd dingen die je niet kunt voorzien: de elektra op ons veld op de camping in Monschau functioneerde niet en moest in allerijl worden gerepareerd (wat de campingbaas niet lukte zodat we bij de volgauto en de campers onze apparatuur moesten opladen); de camping aan de Moezel tegenover Remich (dag 3) werd wel goed in de gpx-route aangegeven maar had in onze beschrijving de naam van een naastgelegen camping, waardoor sommigen eerst een rondje over de verkeerde camping maakten; de wat slordige camping in Langatte met wat herrie van een bandje, geen toiletpapier, een doucheknop die je elke 5 seconden opnieuw moest indrukken; de campingbaas in Rothau die z’n administratie niet op orde had en in 1e instantie -nadat hij z’n siësta eindelijk had voltooid- wat bozig vroeg wat we daar kwamen doen…; enig ‘gedoe’ over de geringe omvang van de ons toegewezen veldjes in Rouffach (maar een verrassing was dan weer het gratis zwembad naast de camping: het was toen erg warm en dan is een afkoeling in zo’n zwembad ideaal!); en ook de wijze waarop campings hun eigen regels hebben rond toegang, sleutels, douchemunten.
Als je je realiseert dat onze sponsortochten geen ‘geheel verzorgde’ fietsvakanties zijn (dat zijn ze niet, zijn ze nooit geweest en zullen ze ook nooit worden), dan valt het ook niet tegen. Wees (wat meer) zelfredzaam, zeggen we tegen degenen die (teveel) service verwachten.
Voor volgend jaar willen we als bestuur wat kritischer zijn op de keuze van de campings, áls die keuze er überhaupt is: in sommige regio’s mag je al blij zijn als er een camping is. We zijn van mening dat basale campings, dus die met weinig voorzieningen, de voorkeur hebben, zowel qua prijs als qua rust. Mits de sanitaire voorzieningen goed lijken en er elektra op de kampeerplekken is.
Als bestuur zullen we, zoals de laatste jaren te doen gebruikelijk, zowel de campings voorafgaand aan de fietstocht als na afloop regelen (dag ‘nul’ dus en de nacht na afloop van de tocht).
Het sponsorgeld
Je zou zomaar vergeten dat we primair voor ‘goede doelen’ hebben gefietst! Ook al komen er mondjesmaat nog bedragen binnen, we kunnen nu in ieder geval al stellen dat we nog nooit zóveel geld hebben opgehaald, niet alleen in absolute getallen maar ook wat er gemiddeld per fietser is opgehaald.
De eindstand van het sponsorgeld wordt kort na 1 oktober opgemaakt en daarna overgemaakt naar de ‘goede doelen’, maar we kunnen nu al, in afgeronde bedragen, zeggen wat er is binnengekomen.
Het totaalbedrag is op dit moment ongeveer € 52.500. Onder te verdelen als volgt:
- voor ‘Haïti’ € 24.000
- voor ‘Verre Naasten’ € 24.000
- voor ‘Setia’ € 1.500
- voor ‘Tanzania’ € 3.000
We hebben ervaren dat van de mogelijkheid om via onze sponsorpagina te doneren veel gebruik is gemaakt: dat levert veel (vaak kleinere) sponsorbedragen op maar het totaal daarvan is de moeite waard, zo blijkt wel uit de cijfers. Omdat de bankkosten door deze wijze van doneren wat hoger zijn, hebben we besloten om deze kosten te verrekenen met de sponsorgelden (anders zou het inschrijfgeld omhoog moeten en dat vinden we om deze reden niet logisch).
In oktober zullen we de informatie over de definitieve financiële oogst met jullie delen. Ook zullen jullie dan horen hoeveel geld er voor jullie via bankoverschrijvingen nog is binnengekomen; een laatste overzicht volgt straks dus nog.
De definitieve afrekening wordt t.z.t. in het jaarverslag vermeld en op onze website gezet. We excuseren ons over het jaarverslag 2023: dat staat nog steeds niet op de site (we waren het vergeten….). Er wordt aan gewerkt.
De organisatie(-kosten)
Als organisatie maken we kosten voor de campings, de volgauto, versnaperingen onderweg, voor de bank, de website. De kosten voor het retourvervoer zijn een aparte rekensom: dit retourvervoer is geen onderdeel van onze stichting maar moet zichzelf bedruipen en dus kostendekkend zijn. Per 31 december 2024, einde van het boekjaar, maken we de definitieve stand van de organisatiekosten en -baten over dit jaar op.
Voor wat betreft de campings: door onvoorziene tarieven (we betaalden tussen de € 80 en € 500 per camping) en onderweg verkregen kortingen hebben we hier ongeveer € 1.000 op bespaard.
De kosten voor (brandstof voor) de volgauto etc. hebben ongeveer € 1.500 bedragen, waarbij we moeten vermelden dat Kasper zijn busje en aanhanger voor een vriendenprijs ter beschikking heeft gesteld. Waarvoor we hem dankbaar zijn.
Hoewel het eindresultaat dus nog niet vaststaat kunnen we wel zeggen dat het inschrijfgeld van € 50 volgend jaar niet omhoog hoeft. Verder is het zo dat, zoals in onze reglementen is vastgelegd, het waarschijnlijk positieve verschil tussen inkomsten en uitgaven, onder aftrek van een reserve van € 750 voor het volgende jaar, hoofdelijk wordt verdeeld onder de ‘goede doelen’ waarvoor is gefietst.
Het retourvervoer
Zoals gezegd staat dit vervoer los van onze stichting. De kosten moeten worden gedekt door de gebruikers hiervan, zonder dat er winst wordt gemaakt of verlies geleden. In onze berekening gingen we ervan uit dat het retourvervoer ongeveer € 100 p.p. zou gaan kosten (later nog verhoogd met € 10), maar uit de voorlopige eindafrekening blijkt dat de kosten veel lager zijn uitgekomen, tot wel € 1.200. Dit komt vooral doordat onze retour-chauffeurs bij de beide verhuurbedrijven achteraf hebben kunnen bedingen dat alle gereden kilometers ‘vrij’ zouden zijn (hulde!!). Ook omdat een 3e bus uiteindelijk niet nodig bleek zijn forse kosten bespaard.
In de a.s. maand september zal onze penningmeester een precieze berekening van het retourvervoer per persoon (die er gebruik van heeft gemaakt) maken, wat ertoe zal leiden dat iedereen die gebruik heeft gemaakt van het retourvervoer geld terug krijgt. Hij zal dan de vraag stellen of je dat bedrag gewoon terugbetaald wilt hebben of dat je het als donatie aan je ‘goede doel’ wilt bestempelen.
De keuze om dit jaar niet iedereen thuis af te leveren heeft veel tijdwinst opgeleverd. Nu was iedereen redelijk op tijd thuis, ook al moesten velen vanaf het afleverpunt nog een stukje doorfietsen of -reizen. Met zulke grote aantallen retourgangers is dit toch de beste keuze.
Voor volgend jaar willen we iemand van buiten het bestuur vragen de hele organisatie van het retourvervoer op zich te nemen. Ook bekijken we de mogelijkheid om de fietsen te vervoeren met een speciale fietstrailer (makkelijker, waarschijnlijk goedkoper en minder gedoe bij op- en afladen).
Wat huishoudelijke zaken
Onderweg waren er wat zaken die -zeker voor nieuwe deelnemers- wat onduidelijk waren, zoals wat de afspraken zijn om je plekje in te nemen op de door het bestuur besproken campings, wat de bevoegdheden zijn van het bestuur als we ons zorgen maken over de veiligheid of het welbevinden van deelnemers, hoe de (medische) zorg is geregeld bij ziekte of ander lichamelijk ongemak.
We hebben daarvoor een huishoudelijk reglement, waarvan de basisgegevens uit 2013/2014 stammen. Inmiddels hebben we 11 jaar fietservaring, dus we willen als bestuur het reglement gaan herzien. Dan maken we ook een korte versie met de belangrijkste aandachtspunten.
Het nieuwe inschrijfformulier werkt o.i. voortreffelijk. Maar mocht iemand nog verbeteringen of aanpassingen weten om het nog beter te maken: kom op met je ideeën.
Degenen die visitekaartjes hebben gehad zullen die lang niet allemaal hebben opgebruikt. Je kunt ze volgend jaar, mits je voor hetzelfde ‘goede doel’ blijft fietsen, verder opmaken. We maken volgend jaar weer nieuwe visitekaartjes voor degenen die ze dit jaar niet hadden besteld en voor de nieuwelingen (als ze daar prijs op stellen).
Onderweg worden regelmatig kleine praktische zaken in de app gezet, maar we hebben gemerkt dat deze informatie vaak verdwijnt tussen andere zaken als foto’s of een leuk verhaal. Daarom gaan we volgend jaar een aparte appgroep maken die dan bedoeld is voor huishoudelijke mededelingen tijdens de tocht. In deze nieuwe appgroep kunnen alleen het bestuur en de volgauto-begeleider dingen plaatsen. Lees die informatie in de app en vraag niet naar de bekende weg. Accepteer ook dat het soms wat anders loopt dan je verwacht had: we kunnen als bestuur niet alles voorzien (zie ook wat voorbeelden als genoemd onder ‘de campings’).
Als bestuur zijn we formeel niet aansprakelijk voor schade en letsel die deelnemers kunnen oplopen. Niettemin vinden we het wenselijk dat er onderweg een BHV’er, een EHBO’er of iemand met medische bevoegdheden beschikbaar is. Vraag aan alle mensen die volgend jaar denken mee te gaan: wie heeft een dergelijke bekwaamheid en wil die, als zich de situatie voordoet, inzetten? Weliswaar hebben we een ruime verbandtrommel bij ons en is er nood dan wordt 112 gebeld, maar er zijn altijd van die twijfelgevallen waarbij enige deskundige hulp nodig lijkt terwijl 112 te zwaar kan zijn.
We horen graag of jullie nog op- of aanmerkingen en/of algemene verbeterpunten hebben: dat mag over van alles gaan, zodat we ervan kunnen leren. Stuur ons een mailtje.
Volgend jaar?
Uit de peiling tijdens de fietstocht bleek een voorkeur te bestaan voor de route Vlissingen → Normandië. Dan reserveren we de routemogelijkheid Bad Nieuweschans → Kopenhagen voor 2026.
Onze uitgangspunten: gemiddeld 80 km/dag, niet teveel steiltes. Tom hebben we inmiddels gevraagd een geschikte route te bedenken, alsmede een langer alternatief voor de racefietsers.
We kregen de vraag of het niet aantrekkelijker is om vanaf Normandië naar Nederland te fietsen, met name omdat de windrichting dan gunstiger kan zijn. Jullie krijgen daar volgende week een poll over.
De fietsweek in 2025 is van 12 t/m 19 juli.
Kasper Buist willen we weer vragen volgend jaar als chauffeur te willen meedoen, met Roelof Lantinga als 2e man.
Tenslotte
Dit is het voor dit moment. In oktober volgt weer een nieuwsbrief m.n. met betrekking tot de financiële resultaten.
Met hartelijke groeten, mede namens Jennie van Zwieten en Richan Postmus,
Hugo Waalewijn, secretaris